10 conseils efficaces pour dynamiser votre réseau de contributeurs en communication publique

Picto ampoule avec le texte Idéathon

Caroline POTEZ-DELPUECH et Julien BORDAS

L’animation d’un réseau de contributeurs est un défi majeur pour les communicants publics. Un réseau bien géré peut transformer la communication interne et externe d’une collectivité, en assurant une diffusion rapide et efficace des informations. Après l’idéathon « Booster votre réseau de contributeurs ! » , voici quelques exemples de stratégies pour animer, fidéliser et professionnaliser votre réseau de contributeurs :

Impliquer les contributeurs dès la constitution du réseau pour avoir des agents motivés

Identifiez les agents passionnés ayant une appétence pour la communication pour recruter stratégiquement et ainsi assurer la pérennité du réseau. Lancez un appel à volontaires via l’intranet, expliquant les objectifs du réseau et les bénéfices pour les participants. Organisez une réunion de lancement où les volontaires peuvent exprimer leurs idées et attentes.
Définissez clairement les rôles des contributeurs (relais de communication pour faire remonter l’information des services, référents communication pour diffuser les informations en interne, agents chargés de réaliser des supports de communication directement dans les services, etc.). Cette clarification permet d’éviter toute confusion et d’orienter efficacement les actions d’animation.
N’oubliez pas d’impliquer les encadrants dans la constitution du réseau en organisant des temps dédiés avec eux par exemple.

Former les contributeurs aux outils et techniques de communication pour professionnaliser le réseau

Organisez un atelier mensuel ou trimestriel sur différents aspects de la communication, par exemple :

  • « Fonctionnement du réseau » pour expliquer comment faire remonter l’information et comment celle-ci est sélectionnée par la direction de la communication.
  • « La photographie avec smartphone pour les réseaux sociaux » pour aider les contributeurs à capturer des images de qualité.
  • « Outils de communication » pour former les contributeurs à l’utilisation de plateformes comme Facebook, ainsi qu’à d’autres outils de communication.

Mettre en place des outils collaboratifs adaptés pour faciliter les échanges et la remontée d’informations

Créez un espace dédié sur Microsoft Teams avec des canaux spécifiques pour chaque type de contribution (événements, actualités des services, etc.). Utilisez des outils de partage de fichiers et de conversation en temps réel :

  • Plateformes collaboratives comme Talkspirit, Teams, Wimi ou Slack
  • Intranet collaboratif
  • Espaces de documents partagés
  • Groupes WhatsApp ou LinkedIn pour des communications rapides
  • Tableaux sur serveurs partagés pour le suivi des projets

Organiser des rencontres régulières en présentiel pour renforcer la cohésion et l’engagement

Il est important de garder un lien IRL (dans la vraie vie) lorsque l’on veut faire vivre un réseau. Vous pouvez instaurer un « Café Com' » mensuel où les contributeurs peuvent échanger de manière informelle sur leurs expériences et défis. Organisez un déjeuner trimestriel dans un restaurant local pour renforcer les liens.

Valoriser et reconnaître le travail des contributeurs pour entretenir la motivation

Faites inscrire leur mission « référent communication » dans leur fiche de poste. Prévoyez une box de bienvenue au sein du réseau avec des goodies. Créez une rubrique « Contributeur du mois » dans votre newsletter interne, mettant en avant les réalisations d’un membre du réseau. Offrez des places pour un événement culturel local aux contributeurs les plus actifs du trimestre. Lors de rencontres, programmez des visites privées d’expositions ou de lieux insolites sur votre territoire. Afin de bien les identifier, créez une signature mail spécifique pour les membres du réseau, et créez un organigramme dédié.

Il est important de garder un lien IRL lorsque l’on veut faire vivre un réseau

Organisez des « speed networking » trimestriels où les contributeurs peuvent échanger rapidement sur leurs expertises

Officialiser le réseau auprès de la direction pour assurer sa légitimité et la reconnaissance des contributeurs

Faites de la direction générale le sponsor de votre réseau afin d’asseoir sa légitimité. Présentez aussi le projet de réseau lors d’une réunion de direction, en soulignant les avantages pour la communication de l’organisation. Obtenez une lettre de soutien du directeur général à partager avec les contributeurs.

Donner de l’autonomie aux contributeurs tout en fournissant un cadre et des outils

Créez un « kit du contributeur » comprenant des modèles de posts pour les réseaux sociaux, une charte éditoriale, et des conseils pratiques. Laissez les contributeurs proposer des sujets et créer du contenu dans ce cadre. N’oubliez pas de faire un retour sur leurs publications afin d’améliorer la qualité des contenus en continu.

Mesurer l’impact et les performances du réseau (nombre de contributions, engagement) et partager ces résultats pour maintenir la dynamique

Utilisez des outils d’analyse comme Google Analytics pour suivre l’engagement sur les contenus produits par le réseau. Relevez les KPIs des posts réseaux sociaux liés aux contributions. Créez un tableau de bord mensuel montrant le nombre de contributions, leur portée, et les retombées positives.
Attribuez des statuts particuliers aux contributeurs selon leur implication (comme sur Wikipédia par exemple)

Communiquer régulièrement sur les actions et succès du réseau pour maintenir la motivation

Publiez un rapport mensuel sur l’intranet ou sur votre plateforme collaborative montrant les meilleures contributions et leur impact (nombre de vues, partages, etc.).
Célébrez les jalons importants :
« 100e article publié grâce au réseau.« .

Créer des occasions d’échanges entre contributeurs partageant les mêmes expertises ou centres d’intérêt

Organisez des « speed networking » trimestriels où les contributeurs peuvent échanger rapidement sur leurs expertises.
Montez des sessions de brainstorming ou de « daily scrum » sur des sujets définis à l’avance. Créez des groupes de travail thématiques (par exemple, « communication visuelle » ou « rédaction web ») pour favoriser le partage de connaissances. Faites intervenir des membres de l’équipe com’ qui pourront partager leur savoir-faire.

En appliquant ces conseils et en développant une stratégie bien définie, les communicants publics peuvent animer un réseau de contributeurs dynamique et efficace.

Cette approche, qui combine formation, valorisation et engagement des membres, ainsi que l’utilisation d’outils appropriés et la reconnaissance des efforts, permet de créer un réseau capable d’alimenter la communication interne et externe de manière pertinente, réactive et en temps réel, répondant ainsi efficacement aux besoins de l’organisation.

Pour aller plus loin

  1. 3 conseils pour améliorer l’animation de votre réseau, Digitaleo
  2. Huit leviers pour animer son réseau de contributeurs, Cap’Com
  3. Animer un réseau de contributeurs, Slideshare
  4. [Webinaire] 6 bonnes pratiques pour animer sa communauté, Talkspirit

Aux manettes

Caroline POTEZ-DELPUECH
Cheffe de projets éditorial Web Département du Val-de-Marne

Mélissa RATELADE
Responsable communication numérique, Département de l’Essonne

By Admin Lelab Observatoire