Optimiser l’arborescence fonctionnelle et éditoriale d’un intranet : hiérarchisation, réécriture, UX

Picto ampoule avec le texte Idéathon

Maeva MONGAILLARD et Julien BOURAK

Un site Intranet c’est un peu comme construire une maison. Mettez-vous dans la peau d’un architecte… Par quoi commencer ? Comment concilier réglementation, commande publique, usabilité et adhésion ? Travailler sur « l’architecture de l’information » est un sujet tout aussi vaste. Imaginez-vous devant des centaines de pages d’un intranet perçu comme « obsolète » pour la plupart et pourtant « rassurant » car utilisé et maîtrisé depuis plusieurs années. Quelle approche adopter pour le moderniser et réussir la conduite au changement ? Quelles personnes doivent être mobilisées ? Comment prendre les bonnes décisions ? Concrètement on fait quoi ? On fait comment ?

Se lancer dans le vaste chantier de « l’architecture de l’information » parait souvent à la fois simple et complexe. Réfléchir à l’arborescence d’un intranet c’est se questionner sur son architecture, c’est-à-dire sur l’organisation des différents niveaux d’information. Nous utilisons une démarche en 7 étapes pour accompagner les collectivités dans leur projet de restructuration de l’information.

Définir le contexte

La première étape consiste à poser les bases du projet. Il s’agit de définir clairement qui sont les parties prenantes – ces personnes ou groupes qui ont un intérêt dans le projet – et de comprendre leur rôle et leur niveau d’autorité décisionnelle. Il est essentiel de formaliser des objectifs clairs, validés par tous les acteurs impliqués. Ensuite, on détermine les paramètres du projet, comme le calendrier, le budget, et les ressources internes disponibles. Il faut aussi anticiper les contraintes techniques (par exemple, les limitations du système actuel) et les contraintes de design (comme les directives imposées par l’identité visuelle de la structure).
Un autre aspect souvent négligé mais essentiel est l’identification de la culture interne de l’entreprise : les habitudes de travail, les traditions orales, la tonalité et la manière dont l’information est généralement partagée. Tous ces éléments devront être consignés dans un document préparatoire qui servira de référence tout au long du projet.

Identifier les utilisateurs

Ensuite, on passe à l’identification des utilisateurs finaux de l’intranet. Cela implique de mener des interviews avec des utilisateurs potentiels ou d’élaborer des personas des représentations fictives des différents types d’utilisateurs basées sur des recherches réelles. On cherche à comprendre les besoins et les attentes des utilisateurs pour concevoir une expérience qui leur correspond.
L’objectif est de déterminer précisément les besoins des utilisateurs finaux et d’identifier leurs parcours typiques sur l’intranet. Comment les utilisateurs naviguent-ils à travers l’intranet, quelles informations cherchent-ils en priorité, et comment les trouvent-ils ? Sur cette base, on commence à définir des logiques d’organisation de l’information (par exemple, quels outils utiliser, quelle tonalité adopter, comment structurer les catégories d’information). Ces informations devront également être consignées dans le document préparatoire.

Définir les contenus

Cette étape consiste à dresser un inventaire exhaustif des contenus existants et à déterminer les contenus indispensables et secondaires pour le nouvel intranet. Il s’agit de faire une analyse exhaustive de ce qui est déjà là. Ensuite, on détermine quels contenus sont indispensables et doivent absolument être conservés, et quels sont les contenus secondaires qui peuvent être améliorés ou supprimés. C’est aussi le moment d’effectuer un premier tri : identifier les contenus à supprimer, ceux à mettre à jour, les contenus manquants, et ceux qui nécessitent une validation par les utilisateurs. Ce travail préparatoire est essentiel pour assurer la pertinence et l’efficacité du futur intranet.
On devra également retrouver toutes ces informations dans le document préparatoire.

Dresser un inventaire exhaustif des contenus existants et déterminer les contenus indispensables et secondaires pour le nouvel intranet

On teste la structure définie en utilisant des méthodes comme le « Tree testing » : des tests utilisateurs qui permettent de valider l’arborescence

Grouper les contenus

Cette étape implique la mise en place d’ateliers de tri des cartes – une méthode de classification collaborative – avec les utilisateurs finaux. On organise des sessions physiques (plus efficaces que les sessions en ligne) de maximum 3 heures pour s’assurer de maintenir l’engagement et la concentration.
Pendant ces ateliers, les participants (entre 15 et 25 personnes) regroupent les contenus dans des catégories qui ont du sens pour eux. Cela permet de co-construire l’organisation de l’information de façon participative, ce qui augmente les chances d’adoption par les utilisateurs finaux.

Matérialiser une arborescence

Une fois le tri des cartes terminé, on passe à la visualisation de la structure de l’intranet en construisant une arborescence. Il s’agit de représenter visuellement les contenus dans une hiérarchie claire, souvent sous forme de mindmap (carte mentale) pour faciliter la conception et les futures itérations. Ce processus permet de définir les liens entre les contenus, d’organiser la navigation interne et de commencer à réfléchir à l’apparence et à la disposition des éléments essentiels sur la page d’accueil. Le résultat est une mindmap qui servira de base pour la structure de l’intranet.

Nommer les contenus

L’étape suivante est de nommer les contenus de manière pertinente et claire pour les utilisateurs finaux. On cherche des libellés qui soient compréhensibles et intuitifs, sans hésiter à utiliser des termes suffisamment longs pour être explicites. On applique la technique de l’entonnoir, qui consiste à partir d’une liste large de libellés et à la réduire progressivement pour ne garder que ceux qui sont les plus adaptés et les plus significatifs pour les utilisateurs. Le résultat est intégré dans la mindmap établie précédemment

Tester et promouvoir

Enfin, on teste la structure définie en utilisant des méthodes comme le « Tree testing » : des tests utilisateurs qui permettent de valider l’arborescence de l’information. Une fois validée, l’architecture de l’information est officialisée. En dernier lieu, des campagnes de communication interne sont menées pour promouvoir la nouvelle solution auprès des utilisateurs et encourager l’adoption massive de l’intranet.

Aux manettes

Maeva MONGAILLARD
Consultante numérique chez Ametys

Julien BOURAK
Responsable du pôle Ametys territorial

By Admin Lelab Observatoire